COLUMNコラム

「面接でのアピールは素晴らしかったのに、入社後の働きぶりは全く違った…」

「経歴書に書かれた華々しい実績は、本当だったのだろうか…」

採用担当者であれば、一度はこのような「採用ミスマッチ」に頭を悩ませた経験があるのではないでしょうか。
候補者の自己申告だけでは見抜けない「本当の姿」を知りたい。そんなニーズに応えるのが、「リファレンスチェック」です。

リファレンスチェックは、採用の精度を飛躍的に高める強力な武器ですが、その一方で、進め方を誤ると法的リスクや候補者との信頼関係の毀損に繋がる「諸刃の剣」でもあります。

この記事では、リファレンスチェックを安全かつ効果的に実施するための、正しいやり方・注意点・法的知識を、テンプレートを交えて徹底解説します。

なぜ今、多くの企業が「リファレンスチェック」を導入するのか

「面接でのアピールは素晴らしかったのに、入社後の働きぶりは全く違った…」

多くの企業が採用活動において、このようなミスマッチに直面しています。
面接だけでは見抜けない候補者の「本当の姿」を知るために、今、リファレンスチェックが注目されているのです。

面接だけでは見抜けない「本当の働きぶり」を知るために

面接は、候補者の能力や経験を評価する上で重要なプロセスです。
しかし、限られた時間の中で、候補者の全てを見抜くことは容易ではありません。
特に、自己PRや経歴詐称によって、実際の能力とかけ離れた印象を与えてしまう候補者も存在します。
リファレンスチェックは、第三者からの客観的な意見を聞くことで、面接だけでは見抜けない候補者の「本当の働きぶり」を把握することを可能にします。

採用ミスマッチが企業にもたらす、甚大なコスト

採用ミスマッチは、企業にとって大きな損失をもたらします。
採用した人材が早期に離職した場合、採用・教育にかかった費用が無駄になるだけでなく、新たな人材を探すためのコストも発生します。
さらに、ミスマッチによって企業の生産性が低下したり、チームワークが損なわれたりすることもあります。
リファレンスチェックは、採用ミスマッチを未然に防ぎ、これらのコストを削減するために有効な手段です。

「バックグラウンドチェック」との決定的な違い

リファレンスチェックと混同されやすいものに、「バックグラウンドチェック」があります。
バックグラウンドチェックは、候補者の犯罪歴や信用情報などを調査し、リスクを評価することを目的としています。
一方、リファレンスチェックは、候補者の職務遂行能力や性格、人間関係などを、過去の同僚や上司から聞き出すことを目的とします。
リファレンスチェックは、バックグラウンドチェックよりも、候補者の「人となり」を深く理解することに重点が置かれています。

【ステップ別】失敗しないリファレンスチェックの正しいやり方

採用のミスマッチを防ぎ、企業の成長を支えるために、リファレンスチェックは非常に有効な手段です。
しかし、その効果を最大限に引き出すには、正しい手順を踏むことが不可欠です。
ここでは、リファレンスチェックを成功させるための具体的なステップを、詳しく解説していきます。

STEP1：実施タイミング｜「最終面接後〜内定前」がゴールデンタイム

リファレンスチェックを実施する最適なタイミングは、最終面接後から内定を出す前の期間です。
このタイミングであれば、候補者の評価がほぼ固まっているため、リファレンスチェックの結果を最終的な判断材料として活用できます。
内定承諾後では、万が一問題が見つかった場合でも、対応が難しくなる可能性があります。

STEP2：同意取得｜【最重要】すべての始まりは、候補者の同意から

リファレンスチェックを実施する上で、最も重要なステップは、候補者から事前に書面で同意を得ることです。
個人情報保護法に基づき、本人の同意なしに第三者の情報を取得することは違法となります。
必ず、リファレンスチェックの目的、取得する情報、利用目的などを明確に説明し、候補者の署名または記名押印を得て、同意書を作成しましょう。
同意書には、推薦者の連絡先や、質問内容などを記載しておくと、後のトラブルを未然に防ぐことができます。

STEP3：推薦者選定｜誰に聞くかで、情報の質は大きく変わる

リファレンスチェックの質は、誰に推薦を依頼するかに大きく左右されます。
候補者の過去の働きぶりをよく知る人物、具体的には、元上司、同僚、プロジェクトの共同責任者などに依頼するのが効果的です。
推薦者には、候補者の職務遂行能力、協調性、リーダーシップなど、具体的なエピソードを交えて評価してもらいましょう。
推薦を依頼する際には、リファレンスチェックの目的を説明し、協力をお願いする旨を丁寧に伝えましょう。

STEP4：ヒアリング実施｜推薦者の本音を引き出す、効果的な質問項目例

推薦者へのヒアリングは、電話またはWebアンケート形式で実施します。
ヒアリングの際には、オープンクエスチョンを活用し、相手に自由に話してもらうことで、より多くの情報を引き出すことができます。
例えば、「候補者の強みと弱みは何ですか？」「一緒に仕事をしていて印象的だったエピソードは？」「もし機会があれば、また一緒に働きたいですか？」といった質問が効果的です。
STAR（Situation, Task, Action, Result）の法則に基づき、具体的な状況、課題、行動、結果について質問することで、より深い情報を得ることができます。
また、質問項目は、事前に候補者の同意を得た範囲に限定し、プライバシーに配慮しましょう。

ここが危ない！必ず守るべき「法的リスク」と3つの注意点

リファレンスチェックは、採用の精度を高める上で非常に有効な手段ですが、その実施には法的リスクが伴います。
個人情報保護法を遵守し、プライバシー侵害を避けるために、以下の3つの注意点を必ず守りましょう。

注意点1：「個人情報保護法」と「本人の同意」という絶対原則

リファレンスチェックを実施する上で、最も重要なのは、個人情報保護法を遵守することです。
個人情報保護法では、本人の同意なしに個人情報を取得することを原則として禁止しています。
リファレンスチェックで取得する情報は、候補者の個人情報に該当するため、必ず事前に本人の同意を得る必要があります。
具体的には、リファレンスチェックの目的、取得する情報、利用目的を明確に説明し、書面または電磁的な記録（メールなど）で同意を得ましょう。

注意点2：プライバシー侵害になる「NG質問」とは

リファレンスチェックの質問内容によっては、プライバシー侵害となる可能性があります。
具体的には、候補者の思想、信条、宗教、人種、性的指向、病歴、犯罪歴、家族構成など、差別につながる可能性のある事項に関する質問は避けるべきです。
また、私生活に関する詳細な質問も、プライバシー侵害にあたる可能性があります。
質問する際は、業務遂行能力や適性に関するものに限定し、個人的な情報に踏み込まないように注意しましょう。

注意点3：取得した情報の、厳格な取り扱い

リファレンスチェックで取得した情報は、目的外利用をしないことが重要です。
採用選考以外の目的で使用したり、第三者に開示したりすることは、個人情報保護法に違反する可能性があります。
取得した情報は、採用選考に必要な範囲でのみ利用し、不要になった場合は、速やかに破棄しましょう。
また、情報へのアクセス権限を限定し、厳重に管理することも重要です。

これらの注意点を守り、法的リスクを回避しながら、効果的なリファレンスチェックを実施しましょう。

リファレンスチェック同意書の必要項目

リファレンスチェックを実施する上で、候補者からの同意を得ることは、最も重要なステップです。
個人情報保護法により、本人の同意なしに第三者の情報を取得することは違法となります。
このセクションでは、同意書に記載すべき必須項目について解説します。

同意書に記載すべき必須項目

同意書には、以下の項目を必ず記載しましょう。

• リファレンスチェックの目的： なぜリファレンスチェックを実施するのかを明確に記載します。

• 取得する情報の種類： 氏名、職務遂行能力、性格、人間関係など、具体的にどのような情報を取得するのかを明記します。

• 利用目的： 取得した情報を、採用選考のどの段階で、どのように利用するのかを記載します。

• 推薦者の連絡先： 推薦者の氏名、役職、連絡先（電話番号、メールアドレスなど）を記載します。

• 情報の取り扱い： 取得した情報の保管期間、破棄方法などを記載します。

• 同意撤回に関する事項： 同意を撤回する場合の手続きや、その影響について記載します。

まとめ｜リファレンスチェックを使いこなし、採用のミスマッチを撲滅しよう

リファレンスチェックは、採用の成功を左右する重要な要素です。
この記事では、リファレンスチェックの基本的な知識から、具体的な進め方、法的リスクと注意点、そして役立つテンプレートまで、幅広く解説しました。

採用ミスマッチを防ぎ、企業と候補者双方にとって最良の結果をもたらすために、ぜひこの記事で得た知識を活用し、自社の採用プロセスにリファレンスチェックを導入してください。
そして、共に未来を担う優秀な人材を見つけ出し、企業の成長を加速させましょう。